Нова је година и људи широм света дају себи то старо обећање: ово је година И. коначно организујте се . Нема више утапања у папирологији, нема више трпезаријског стола претрпаног рачунима и признаницама - ове године све престаје. Желите да знате нешто? То моћи бити урађено. Једноставан систем за архивирање прилагођен кориснику је нешто што би сваки дом требао имати, а лако се поставља и одржава. Ево како:
Корак 1: Смањите неред на извору.
Ових дана можемо изабрати да се велики део нашег подношења бавимо дигитално, смањујући потребу за складиштењем и главобољу од папирологије. Изводи и рачуни банака могу се прегледати на мрежи, а рачуни се могу сачувати на чврстим дисковима или у архиви е -поште. Смањивање броја штампаних копија у вашем дому чини задатак да се носите с њима толико лакше.
Корак 2: Подели и освоји.
Преостале ставке, оне које не можете или не желите да избаците на рачунар, треба сортирати у основне категорије. Постоји много начина на које то можете учинити, али мој избор је једноставна подела: оне ствари које имају везе са вама кућа , и оне које имају везе са ти . Одатле наставите даље да се делите до миле воље. Овако:
КУЋА
- гаранције и приручници за електронику и апарате
- признанице за ставке великих карата
- цитате и признанице за недавне поправке домаћинства
- копију вашег закупа, ако изнајмљујете
- документи осигурања куће
- хипотекарни уговори
- рачуни за комуналије
- документа о аутомобилу
- изводе из матичне књиге рођених, венчаних, разведених итд.
- платити стуб
- пасоши
- документи здравственог осигурања
- извештај за сву децу у породици
- транскрипти образовања
- пореске пријаве
- тестаменти
- медицинска документација
Сви ови документи треба да иду у наменску и јасно означену фасциклу датотека - без дељења са другим категоријама! Сматрам да коришћење различитих боја за кућне и личне датотеке помаже, али можете једноставно одлучити да их чувате одвојено.
Корак 3: Чувајте га са разумом.
Овде почиње забава (у реду, куповина). Колико вам је простора потребно за систем архивирања у потпуности зависи од величине вашег дома и ваше породице, као и од вашег начина живота. Сналазим се са малом пластичном кутијом за датотеке са десетак преградака која се баца у ормар, док моји родитељи имају ормар са две фиоке са висећим датотекама у кућној канцеларији. Како год да одлучите да одете, побрините се да свом систему дате мало простора за раст.
Корак 4: Искористите га.
Чини се очигледним, али лако је заборавити да имате систем када је тако уредно заклоњен од погледа. Сматрам да стављање све улазне папирологије на једно место (чак и ако је то само кухињска фиока) и издвајање блока времена једном месечно за решавање тога, добро функционише. Поента је у томе да систем ради уместо вас, а не да будете роб документације.
Корак 5: Очистите га.
Сада имате систем, не дозволите то бити ствар која привлачи прашину и заузима простор. Направите годишњи датум (јануар има смисла ... само кажем) да прегледате своје датотеке и уклоните и ажурирате тамо где је то примерено. Ослободите се приручника за ствари које више не поседујете, одбаците последњу серију рачуна или платите папире и побрините се да ништа важно попут осигурања или пасоша ускоро истекне.
Да ли имате кућни систем архивирања? Који су ваши најбољи савети за креирање и употребу?
